Guide OpticWizard
Opticien : suivre les acomptes et les soldes clients
Entre le choix des lunettes et leur livraison, plusieurs paiements peuvent intervenir. Le vendeur doit retrouver immédiatement le montant convenu, ce qui a été reçu et ce qui reste à régler. Voici une méthode avec un exemple fictif, puis le parcours à vérifier dans OpticWizard.
Le montant vendu n'est pas le montant encaissé
Une vente à 1 200 DH avec un acompte de 400 DH ne représente pas un encaissement de 1 200 DH. Le total décrit la vente ; les règlements décrivent les sommes reçues. Si ces deux indicateurs sont mélangés, le vendeur peut demander le mauvais solde et le responsable mal interpréter l'activité.
Conservez chaque paiement avec la transaction et le bon client. Une note isolée dans un cahier est difficile à rapprocher lorsque le client revient un autre jour et qu'un autre collaborateur le reçoit.
Exemple : un acompte, puis deux règlements
Le client choisit un équipement pour 1 200 DH. Il verse 400 DH au départ, puis 300 DH, et enfin 500 DH lors du règlement final. Le solde doit être recalculé après chaque paiement, sans modifier le total de la vente tant que celle-ci n'a pas changé.
Si le client change son équipement et que le total est révisé, vérifiez séparément la nouvelle vente et les règlements déjà reçus. Une correction du prix ne doit pas faire disparaître l'historique des paiements.
Faites glisser le tableau pour voir toutes les colonnes.
| Étape | Paiement reçu | Cumul reçu | Solde |
|---|---|---|---|
| Vente convenue | 0 | 0 | 1 200 |
| Acompte | 400 | 400 | 800 |
| Deuxième règlement | 300 | 700 | 500 |
| Règlement final | 500 | 1 200 | 0 |
Au comptoir : retrouver, vérifier, enregistrer
Recherchez le client et la vente concernée avant de créer une nouvelle transaction. Relisez le total et les règlements précédents. Demandez ensuite le paiement attendu et enregistrez uniquement la somme réellement reçue.
Avant de remettre un document, contrôlez que le solde correspond au calcul. Cette vérification prend peu de temps et permet de repérer une saisie oubliée ou un paiement affecté au mauvais dossier. Utilisez la procédure de correction prévue par votre logiciel lorsqu'une erreur est détectée.
- Identifier le client et la vente.
- Lire le total, le cumul reçu et le solde.
- Enregistrer le paiement effectif.
- Vérifier le résultat et le document remis.
- Relier toute correction à l'opération d'origine.
Livraison et règlement : vérifier les deux
Un équipement prêt ou remis au client ne signifie pas nécessairement que la vente est entièrement payée. Inversement, un règlement complet ne prouve pas que les lunettes ont déjà été livrées. Votre équipe doit pouvoir distinguer les deux situations.
Définissez la vérification à réaliser avant remise : dossier correct, équipement attendu, montant restant et décision de livraison selon les règles de la boutique. Si une exception est acceptée, gardez une trace dans votre organisation plutôt que de compter sur la mémoire du vendeur.
Faire une facture d'acompte
La facture d'acompte documente un paiement reçu avant la livraison, par exemple les 400 DH versés à la commande d'une vente de 1 200 DH. Elle indique la vente concernée et le montant versé. Le solde fait ensuite l'objet de sa propre facture.
Dans OpticWizard, chaque paiement enregistré dans la vente peut donner lieu à une facture, avec les identifiants du magasin (ICE, IF, RC, TP), une numérotation automatique et la TVA. Pour la présentation comptable de la facture finale, appuyez-vous sur votre comptable.
Revoir les paiements en attente
Prévoyez un moment régulier pour examiner les soldes et rechercher les informations manquantes. Commencez par vérifier les données avant de contacter un client : un paiement non saisi pourrait rendre une relance inappropriée.
OpticWizard rassemble clients, ventes et paiements pour retrouver ce contexte. Pendant la démonstration, demandez à enregistrer l'acompte du scénario, à consulter le solde depuis le dossier puis à retrouver les paiements en attente. Ce guide ne suppose pas de relances automatiques : faites vérifier toute fonction supplémentaire dont vous avez besoin.
L'essai de quatorze jours commence après la démonstration, sans carte bancaire. Utilisez-le pour faire refaire le parcours par la personne chargée de la caisse, avec des données de test.