Guide OpticWizard
Préparer une facture d'opticien claire et cohérente
Une facture fiable commence bien avant l'impression du PDF. Elle dépend de la qualité des informations du magasin, de la vente et du client. Ce guide propose une méthode opérationnelle ; il ne remplace pas un conseil comptable ou juridique.
Configurer l'identité du magasin une seule fois
Centralisez la raison sociale, l'adresse et les identifiants utilisés par votre entreprise. Confiez la validation à la personne qui suit la comptabilité plutôt qu'à chaque vendeur.
Lorsqu'une information change, mettez à jour la source principale. Évitez de corriger manuellement chaque document, car plusieurs versions finissent par circuler.
Faire correspondre vente, paiement et document
Le détail facturé doit provenir de la transaction validée. Les articles, remises, acomptes et soldes doivent raconter la même opération dans la caisse et sur le document remis au client.
Si un montant est corrigé, modifiez la source puis régénérez le document. Une retouche directe du PDF crée une divergence difficile à expliquer plus tard.
- Client correctement identifié
- Articles et montants contrôlés
- Paiements enregistrés
- Numérotation et date vérifiées
Traiter les demandes de mutuelle avec prudence
Les informations demandées peuvent varier selon le dossier et l'organisme. Conservez un modèle validé sur des cas réels, mais ne supposez pas qu'un document convient à toutes les situations.
Lorsque le client signale un rejet, vérifiez d'abord la cohérence des données avant de produire une nouvelle version. Gardez la trace de la correction.
Archiver avec le contexte
Un PDF isolé est moins utile qu'un document relié à la vente et au dossier client. Cette relation facilite la recherche et réduit le risque d'envoyer le mauvais fichier.
Définissez aussi une politique d'accès et de conservation, car les documents peuvent contenir des données personnelles ou sensibles.